Защита на лични данни при кандидатстване за работа

С тази информация МЕТРО Кеш енд Кери България ЕООД ("МЕТРО") бихме желали да Ви информираме съгласно чл. 13 и чл. 14 от Общия регламент относно защита на данните ("ОРЗД") за обработката на данни в рамките на Вашата кандидатура и прилагането на процеса на кандидатстване.

Ако установим трудови правоотношения с Вас, ние ще Ви информираме допълнително относно използването на Вашите лични данни в контекста на трудово правоотношение в рамките на сключването на трудовия договор. 

МЕТРО Кеш енд Кери България ЕООД

Бул. Цариградско шосе 7- 11 км

1784, София, България 

МЕТРО Кеш енд Кери България ЕООД

Длъжностно лице за защита на лични данни

Бул. Цариградско шосе 7- 11 км

1784, София, България

E-Mail: dpo@metro.bg  

МЕТРО обработва лични данни съдържащи се в документите предоставяни в процеса на кандидатсване(по пощата, on-line или лично). Лични данни (наричани по-долу "данни") са цялата информация, свързана с идентифицирано или подлежащо на идентифициране физическо лице, напр. имена, адрес, телефон за връзка и дата на раждане. Подлежащо на идентифициране е физическо лице, което може да бъде идентифицирано пряко или косвено, по-специално чрез задаване на идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местоположение, онлайн идентификатор или една или повече специални характеристики, които изразяват физическата, физиологичната, генетичната, психологическата, икономическата, културната или социалната идентичност на това физическо лице.

Документите за кандидатстване могат да съдържат специални категории лични данни. Според чл. 9 от Общия Регламент за защита на данните, специалните категории лични данни са лични данни, които разкриват расов и етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения или членство в синдикални организации, както и обработването на генетични данни, биометрични данни за уникална идентификация, здравни данни (напр. информация за степента на инвалидност) или данни за сексуалния живот или сексуалната ориентация. Ако Вашите документи съдържат специални категории лични данни, ние няма да ги обработваме умишлено, освен ако не се изискват за определена длъжност/позиция. Изрично Ви молим да не ни изпращате такива данни, освен ако не се изискват за конкретна длъжност/ позиция.

МЕТРО обработва личните данни съдържащи се в документите, които ни изпращате по пощата или по електронната поща.

Ние също така събираме данни от публично достъпни източници на трети страни (например медии, мрежи за кариерно развитие) и обработваме лични данни, които се предоставят от нашите агенции за подбор и наемане на кадри, с цел намирането на подходящи кандидати за нашите свободни работни места. За използването на такива източници на трети страни се прилагат съответните условия на третите страни.

Със следното, ние Ви информираме относно целите, за които обработваме Вашите данни, и правното основание, въз основа на което обработваме личните Ви данни.

 

1) Обработка на данни за решението за установяване на трудово правоотношение

Ние събираме всички лични данни, които предоставяте по време на процеса на кандидатстване. Освен това използваме всички данни, които сме събрали в съответствие със законовите изисквания от публично достъпни източници на трети страни (напр. медии, мрежи за кариерно развитие) и от нашите агенции за подбор и наемане на кадри (за повече подробности буква г). Това ни дава възможност да оценим Вашите умения и да определим дали сте подходящи за свободната позиция в нашата компания.

Личните данни на кандидата могат да включват по-специално: собствено име и фамилия; (ако е приложимо) Вашата образователна степен; дата и място на раждане; данни за връзка (адрес, електронна поща, телефон); документи за кандидатстване (мотивационно писмо, CV, сертификати); езикови умения; информация за възнаграждение (напр. очаквания за заплата); мобилност (възможност да бъдете на разположение на различни места); (ако е приложимо и предоставено) гражданство, разрешително за работа, данни за здравословната Ви годност; Ваша снимка; предишни присъди(доколкото те се изискват за свободната длъжност); данни за банкова сметка и други.

Ние основаваме решенията си, в процеса на кандидатстване, чрез предоставените данни, които са абсолютно необходими, за да се оцени дали сте подходящи за свободната позиция и в рамките на законовите изисквания.

Правното основание на тази обработка е чл. 6 ал. 1 буква а) от ОРЗД

2) Обработване на специални категории лични данни

Ако, като част от документите си за кандидатстване, доброволно и противно на изричното ни искане, Вие ни изпратите специални категории лични данни, подлежащи на чл. 9 пар.1 от ОРЗД (например информация за Вашето политически възгледи или членство в синдикални организации), ние ще ги обработим въз основа на Вашето съгласие. Това, също така важи и в случай, че ни предоставите допълнителни специални лични данни в хода на процедурата за кандидатстване.

Предоставяйки доброволно тези данни, Вие се съгласявате със съхраняването на тези специални лични данни като част от процеса на кандидатстване.

В тези случаи, информацията е предоставена с Вашето изрично съгласие, което давате, предоставяйки доброволно тези данни.

Ако по закон сме задължени да обработваме специални категории данни, подлежащи на чл. 9 пар.1 от ОРЗД (напр. информация за религиозна принадлежност / вероизповедание или увреждания), то ние обработваме Вашите данни само в съответствие със законовата цел (напр. събиране на данъци или спазване на трудовото законодателство, закона за социалното осигуряване и закона за социална защита).

Ние не вземаме предвид тези специални лични данни при вземане на решение за подбор, освен ако законът не изисква тези специални лични данни да бъдат взети под внимание. Възможно е, например, в някои обяви за работа хората с увреждания да получат преференциално отношение в съответствие с приложимите закони.

Правното основание на тази обработка е чл. 9 ал. 2 буква а) от ОРЗД, както и чл. 9 ал. 2 буква б) от ОРЗД

3) Обработване на лични данни въз основа на Вашето съгласие

Ако не Ви изберем за позицията, за която сте кандидатствали, но Ви виждаме като потенциален кандидат за предстоящи позиции, ние ще съхраняваме Вашите лични данни в нашата база данни с кандидати за работи, при условие, че сте ни предоставили предварително съгласие за това. Ако сте съгласни със съхранението на Вашите данни от кандидатурата Ви в нашата база данни, така че да можем да се свържем директно с Вас в бъдеще във връзка с подходящо свободно място, ние ще съхраняваме данните Ви както е посочено по-горе в буква а).

Ако вече сте били интервюирани от нас, можем да включим кратка оценка за интервюто в базата данни.

В случай на подаване на молба за кандидатстване без определена позиция, Вие се съгласявате да вземем под внимание Вашата кандидатура при подходящи свободни работни места в нашата компания. Можем също да разгледаме Вашата молба за кандидатстване при други подходящи свободни работни места в рамките на компаниите от групата на МЕТРО и да препратим Вашите данни на съответната компания, предлагаща свободното място, освен ако не сметнем, че е във Ваш преимуществен интерес да не бъдете разгледани за съответната свободна позиция или Вие изрично не сте възразили. Ние съхраняваме Вашите данни, докато Вашето съгласие не бъде оттеглено, молбата Ви не бъде оттеглена или окончателно отхвърлена.

Ако сте кандидатствали за ръководна длъжност (т.е. висша управленска позиция, на длъжност ръководител отдел/ сектор, директор и т.н.), може да Ви помолим да участвате в програма, за да оценим Вашите лидерски умения. Ако сте избрали да участвате в такава програма, Вие потвърждавате, че ние използваме информацията от програмата за целите на кандидатурата Ви и Ви препоръчваме за всяка друга подходяща позиция в групата на МЕТРО. В тези случаи информацията е предоставена с Вашето изрично съгласие, което предоставяте, като доброволно участвате в програмата.

Ако искаме да Ви предложим конкретна оферта за ръководна длъжност, може да Ви изпратим кандидат-лист и да поискаме допълнителни данни. Тези данни се използват единствено за изготвяне на подходяща индивидуална оферта за Вас, напр. за оценка на разумна компенсация и всякакви предимства, които бихме могли да Ви предложим. В тези случаи информацията се предоставя с вашето изрично съгласие, което изразявате, като доброволно предоставите тези данни.

Правното основание на тази обработка е чл. 6 ал. 1 буква а) от ОРЗД, както и чл. 6 ал. 1 буква е) от ОРЗД.

4) Проактивно търсене на подходящи кандидати

Ние (1) събираме лични данни от публично достъпни източници (например мрежи за кариерно развитие) или (2) обработваме лични данни, които се предоставят от агенции за подбор на персонал, за да намерим подходящи кандидати за свободни позиции в нашата компания. Ние използваме тези лични данни, само за да оценим уменията на кандидата, да определим дали кандидатът е подходящ за свободна позиция и да го поканим да кандидатства за съответната длъжност. Данните от мрежи за кариерно развитие се обработват само в съответствие с приложимите условия на оператора на съответната мрежа, ограничени до информацията, която сте направили достъпна относно себе си в обществено достъпни онлайн мрежи или платформи с професионална насоченост.

Събраните лични данни на кандидатите включват информацията, която е изложена по-горе в буква а).

Правното основание на тази обработка е чл. 6 ал. 1 буква а) от ОРЗД, както и чл. 6 ал. 1 буква е) от ОРЗД.

5) Спазване на законовите изисквания и правна защита

Ние обработваме Вашите лични данни с цел спазване на законовите задължения, на които подлежим. Въз основа на това може да се наложи да предадем Вашите данни на трети страни (например власти), за да се съобразим със законовите изисквания за информация, докладване или разкриване на информация. В допълнение, можем да обработваме Вашите данни, за да отстояваме, упражняваме или защитаваме правни искове, по-специално съдебни дела за дискриминация и да ги предаваме на трети страни (напр. адвокати, съд, прокурори).

Нашият законен интерес се състои в правилното отстояване и изпълнение на правните искове, както и в защитата срещу правни искове, предявени срещу нас и в предотвратяването на всякакви щети за нашата компания.

Вашите основни данни (напр. име, дата на раждане и т.н.), които ни предоставяте, ще бъдат проверени от нас и в списъците със санкции на ЕС, както е предвидено в регламентите на Съвета на ЕС. Законно сме задължени да гарантираме, че не предоставяме никакви финансови ползи на получателите, изброени в съответният регламент на Съвета на ЕС. Следователно обработката на данни се основава на чл. 6 ал. 1 буква. В) ОРЗД. Тази проверка ще ни позволи да се възползваме от определени митнически процедури, които са наш законен интерес. Следователно подобна обработка се основава и на чл. 6 ал.1 изпратен. 1 лит. f ОРЗД.

6) Прехвърляне на данни

Вашите данни ще бъдат предадени на външни получатели само, ако по закон сме задължени да предоставяме информация, да докладваме или да предаваме данни (виж по-горе), при условие, че сте ни дали съгласието си за прехвърляне на данни на трети страни или на външни доставчици на услуги, които работят от наше име като лица, обработващи лични данни. По принцип, Вашите лични данни ще се обработват само от нашите служители. 

Ние получаваме данни, които не сме събрали пряко от вас, от следните източници:

• Власти или други държавни органи, напр. данъчни служби;
• Вашите предишни работодатели, ако сте се съгласили да се свържем с тях по време на процеса по подбор на персонал;
• Публично достъпни данни (напр. мрежи за кариерно развитие);
• Агенции за набиране на персонал.

 

Програмите за оценка на ръководители се изпълняват от нас или от външен доставчик на услуги. Ако външният доставчик на програмата извърши оценката, всички данни, събрани в хода на оценяването, се обработват на отговорност единствено на съответният доставчик на услугата. В този случай получаваме само резултати и обобщени коментари от доставчика на услугата, който използваме. Ако сте избрали да участвате в такава програма, вие потвърждавате, че данните Ви се предават за целите на кандидатурата Ви, както е описано по-горе. 

Вашите лични данни първоначално ще бъдат препратени на отдел човешки ресурси за по-нататъшна обработка и проверка. След това отдел човешки ресурси ще препрати Вашите данни за целите на процеса на кандидатстване към отделите в рамките на нашата компания, които участват в съответния процес на подбор и които след това ще използват Вашите данни по приложение. След успешното приключване на процеса по кандидатстване, можем да прехвърлим Вашите данни към Вашето досие. Всички лични данни, ще бъдат третирани поверително.

Ако е приложимо, отговорният работен съвет и представителите на хора с увреждания също могат да използват Вашите данни, за да упражнят Вашите права при заемане на свободни работни места.

По-долу изброяваме категориите външни получатели на Вашите лични данни:

• Доставчици на ИТ услуги
• Центрове за данни
• Фирми за унищожаване на данни
• Куриерски услуги
• Власти
• Правни съветници
• Банки
• Агенции за набиране на персонал 

Вашите лични данни ще бъдат прехвърляни в страни извън ЕС или ЕИП („трети страни“) само ако (1), се изисква прехвърляне по закон (напр. задължения за докладване на данъци) или по договор, (2) ако сте дали съгласието си или (3) ако използваме обработващи лични данни. Ако обработващият лични данни се намира в трета държава и няма решение за адекватност, чрез което Комисията на Европейския съюз да е решила, че съответната трета страна осигурява адекватно ниво на защита, преносът на данни ще се основава на подходящи предпазни мерки, т.е. Стандартни договорни клаузи. Допълнителна информация или копия на тези предпазни мерки могат да бъдат изискани чрез молба без определен формат, отправена до нашето длъжностно лице по защита на данните, като използвате посочените по-горе данни за връзка. 

Ние съхраняваме Вашите лични данни през продължителността на процеса на кандидатстване.

Ако не Ви наемем за позицията, за която сте кандидатсвали, то ние ще изтрием Вашите данни шест месеца след приключване на всички свързани с това процеси, освен ако не сте се съгласили за по-нататъшно съхранение. В случай на съгласие, ние ще съхраняваме Вашите данни, докато съгласието Ви не бъде оттеглено.Ако сте кандидатствали за ръководна длъжност и не сте посочили друго, ние считаме, че кандидатурата е за каквато и да е съпоставима роля в групата на METRO.

Ако Вашата кандидатура е била успешна и встъпите в трудово правоотношение с нас, бихме желали да Ви насочим към ''Уведомлението относно защитата на лични данни'' за служители, което обяснява как се обработват Вашите данни.

По-дългите срокове за съхранение могат също да произтичат от факта, че данните са необходими за предявяване, упражняване или защита на правни искове или поради съществуването на законови задължения за съхранение. Данните ще се съхраняват толкова дълго, колкото е необходимо за изпълнението на тези цели. Правното основание на тази обработка е чл. 6 ал. 1 буква в) от ОРЗД, както и чл. 6 ал. 1 буква е) от ОРЗД. 

За някои лични данни, които ни предоставяте във връзка с Вашето трудово правоотношение, предоставянето на тези данни се изисква по закон или по договор или е необходимо за установяването или правилното изпълнение на трудовия Ви договор. Следователно вие сте задължени да ни предоставите тези лични данни. Искаме да отбележим, че ако не ни предоставите тези лични данни, това може да означава, че не можем да Ви наемем в нашата компания или не можем да изпълним отделни задължения, произтичащи от трудовия договор. 

Като субект на данни, можете да се свържете с нашето длъжностно лице за защита на личните данни по всяко време на посочените в т3. Данни за контакт за упражняване на правата си в съответствие с ОРЗД. Тези права са следните:

 

• Правото да получите информация относно обработването на лични данни и копие от обработените данни (чл. 15 ОРЗД)
• Правото да изискате коригирането на неточни данни или допълването на непълни данни (чл. 16 ОРЗД)
• Правото да изисквате изтриването на лични данни в случай, че личните данни са били оповестени публично, (чл. 17 ОРЗД)
• Правото да изисквате ограничаването на обработката на данни (чл. 18 ОРЗД)
• Правото да получавате личните данни, отнасящи се до субекта на данните, в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат и да изисквате предаването на тези данни на друг администратор (чл. 20 ОРЗД)
• Правото да възразите срещу обработката на данни, с цел тя да бъде спряна (чл. 21 ОРЗД)
• Правото да оттеглите дадено съгласие по всяко време, за да спрете обработването на данни, което е основано на Вашето съгласие. Оттеглянето няма да засегне законосъобразността на обработката, основаваща се на съгласието преди оттеглянето (чл. 7 ОРЗД)
• Правото да подадете жалба в надзорен орган, ако считате, че обработването на данни представлява нарушение на ОРЗД (чл. 77 ОРЗД) 

Ние не използваме автоматизирано вземане на решения или профилиране.
Информация относно Вашето право на възражение по чл. 21 от ОРЗД
Имате право да възразите по всяко време на обработката на Вашите лични данни на основания чл. 6, пар. 1, буква е) от ОРЗД (обработка на данни на основание на легитимен интерес), ако има причини за това, произтичащи от Вашата конкретна ситуация.
Ако възразите, ние повече няма да обработваме Вашите лични данни, освен ако не можем да представим убедителни и приложими причини за обработването, които превишават по важност Вашите интересни, права и свободи, или обработването служи за отстояване или защита на правни искове.
Възражението може да бъде отправено до нашето длъжностно лице по защите на данните.
Поради възможни промени в обработката описана по-горе или в приложимите закони, може да се наложи промяна на това ''Уведомление за защита на данните''. В този случай ще Ви информираме относно подобни промени. Ако промените засягат обработването, което се основава на Вашето съгласие, то при необходимост ще Ви помолим за ново съгласие.